Acceptable Use Policy | Viva oral assessment platform

This Acceptable Use Policy ("AUP") sets out the rules governing use of the Viva platform by all users: instructors, administrators, and students. By using the platform, you agree to comply with this AUP. This AUP is incorporated by reference into the Master Service Agreement and Terms of Service.

1. Purpose of the Platform

Viva is designed to help institutions verify that students genuinely understand the work they submit. It is to be used solely for this educational purpose. Any other use is outside the scope of this AUP and the platform licence.

2. Permitted Uses

The platform may be used for: conducting AI-powered oral assessments of students' understanding of submitted work; creating, managing, and reviewing assignments and rubrics; reviewing AI-suggested grades and setting official grades of record; listening to a student's oral interview recording within the platform (instructors, for grading review and integrity assessment, for as long as the recording is retained under the Privacy Policy); managing student accommodation profiles; exporting assessment data for institutional records; and participating in assessment as a student.

3. Rules for Institutions and Instructors

Institutions and instructors must not:

(a) Use the platform for any purpose other than educational assessment within the institution
(b) Share platform access or credentials with unauthorised users outside the institution
(c) Use the platform as a disciplinary or surveillance tool beyond its stated assessment purpose
(d) Download, screen-record, extract, or share a student's audio interview recording or any still image captured by Camera Check outside the platform, or use either for any purpose other than grading review and academic integrity assessment
(e) Configure the platform in a way that discriminates against students on the basis of protected characteristics in ways not required by a legitimate competence standard
(f) Use student data extracted from the platform for any purpose not permitted under the Data Processing Agreement
(g) Attempt to circumvent or manipulate the AI assessment system to produce predetermined outcomes
(h) Turn on Voice ID for any class other than an eligible one (never Grade 6–8 classes), or use Voice ID or Camera Check before any parent consent that local law requires for the student's age has been obtained. Voice ID is used only with each student's own consent on the platform's standalone screen, as is Camera Check in the United States. Where Camera Check is used outside the United States, students are told about it on Viva's Camera Check screen before the camera starts. In Illinois, adult students sign their own written release with Viva before Voice ID or Camera Check is used, and Voice ID may be offered to students under 18 only after the institution has signed a BIPA Rider.
(i) Penalize, disadvantage or deny assessment to a student who declines or turns off Voice ID, whose camera is off or unavailable, or who opts out of AI training. The student takes the same interview, with no effect on their grade.
(j) Use Voice ID or Camera Check signals, still images, or any output derived from them for grading, for automated adverse decisions, for identifying a student from their face, or for inferring a student's emotions, mood, or affective state
(k) Use the platform in a way that violates the institution's own policies, applicable law, or this AUP

4. Rules for Students

Students must not: have another person complete their oral interview on their behalf; receive real-time assistance from another person, AI tool, or notes during the live interview unless explicitly permitted by their institution; attempt to manipulate, deceive, or “game” the AI interview system; share their login credentials with any other person; record, screen-capture, or reproduce interview questions, rubrics, or assessment output without prior written permission from their institution and Viva; use automated tools, bots, or AI systems to interact with the platform on their behalf; where Camera Check is enabled, feed the camera a photograph, recording, virtual-camera stream, or other artificial video input, or arrange for another person to remain off-camera to assist, in order to defeat or mislead the check; upload harmful, abusive, or offensive content or content that violates applicable law; or attempt to access another student's account, data, or results.

5. Rules for All Users

All users are prohibited from: reverse engineering, decompiling, or extracting source code or AI model parameters; using automated tools to scrape, crawl, or bulk-extract data; introducing malware or other harmful code; attempting unauthorised access to any part of the platform, its infrastructure, or another user's data; harassing, threatening, or abusing other users; using the platform to develop, train, or benchmark competing AI products; or violating any applicable law or regulation in connection with use of the platform.

6. Institutional Responsibility

Institutions are responsible for: communicating this AUP to all users before they use the platform; enforcing compliance among their users; investigating and taking appropriate action in response to suspected violations; deciding whether to use Voice ID and Camera Check and for which classes; setting the correct grade level for each class; telling Viva of any student it knows to be under 14 in a Grade 9–12 class (for example by turning Voice ID off for that student); and arranging any parent consent local law requires before either feature is used (Viva tells students about the US transfer and AI training through its Privacy Policy, linked before their account exists, and about Camera Check on its screen before the camera starts; each student's Voice ID consent, and Camera Check consent in the United States, is captured by Viva on the platform's standalone screen; in Illinois, an institution with students under 18 must sign a BIPA Rider before Voice ID is offered to them); and notifying Viva promptly at legal@vivaproof.com of any known or suspected violations involving the platform or student data.

7. Consequences of Violations

Viva reserves the right to: suspend or terminate the account of any user who violates this AUP, without prior notice where immediate action is necessary; remove or restrict access to violating content; notify the institution of a violation; disable Camera Check for an institution, immediately and without notice, where Viva has reason to believe it is being used without the notice or consent this AUP requires, or suspend Voice ID access for an institution's students where Viva has reason to believe the required consent — or, in Illinois, the required BIPA Rider — is not in place; and co-operate with law enforcement where required. Violations by students may also be referred to the institution's academic integrity process.

8. Reporting Violations

To report an AUP violation or platform security concern: legal@vivaproof.com

9. Changes

Institutions will be notified of material changes at least 30 days before they take effect.

이 한국어 버전은 이해를 돕기 위한 참고용 번역이에요. 법적 효력을 가지는 것은 영문 원본입니다.

본 이용 정책("AUP")은 교수자, 관리자, 학생 등 모든 이용자의 Viva 플랫폼 이용에 적용되는 규칙을 정합니다. 플랫폼을 이용하면 본 AUP를 준수하는 데 동의하는 것입니다. 본 AUP는 기본 서비스 계약과 이용약관에 참조로 포함됩니다.

1. 플랫폼의 목적

Viva는 학생이 제출한 과제를 진정으로 이해하고 있는지 기관이 확인할 수 있도록 설계되었습니다. 이 교육적 목적으로만 사용해야 합니다. 그 밖의 어떤 사용도 본 AUP와 플랫폼 라이선스의 범위를 벗어납니다.

2. 허용되는 이용

플랫폼은 다음 용도로 사용할 수 있습니다: 제출한 과제에 대한 학생의 이해도를 AI 기반 구술 평가로 확인하는 것, 과제와 루브릭을 만들고 관리하고 검토하는 것, AI 제안 성적을 검토하고 공식 성적을 확정하는 것, 플랫폼 안에서 학생의 구술 인터뷰 녹음을 듣는 것(교수자가 채점 검토와 진실성 평가를 위해, 개인정보처리방침의 보관 일정에 따라 녹음이 보관되는 동안), 학생의 편의 지원 프로필을 관리하는 것, 기관 기록을 위해 평가 데이터를 내보내는 것, 학생으로서 평가에 참여하는 것.

3. 기관과 교수자의 규칙

기관과 교수자는 다음 행위를 해서는 안 됩니다:

(a) 기관 내 교육 평가 이외의 목적으로 플랫폼을 사용하는 것
(b) 기관 외부의 권한 없는 이용자와 플랫폼 접근 권한이나 계정 정보를 공유하는 것
(c) 명시된 평가 목적을 넘어 징계나 감시 도구로 플랫폼을 사용하는 것
(d) 학생의 인터뷰 음성 녹음이나 카메라 확인이 촬영한 정지 이미지를 플랫폼 밖으로 다운로드, 화면 녹화, 추출, 공유하거나, 채점 검토와 학업 진실성 평가 이외의 목적으로 사용하는 것
(e) 정당한 역량 기준상 필요하지 않은 방식으로 보호되는 특성을 이유로 학생을 차별하도록 플랫폼을 구성하는 것
(f) 플랫폼에서 추출한 학생 데이터를 데이터 처리 계약에서 허용하지 않는 목적으로 사용하는 것
(g) 미리 정해진 결과를 만들어 내기 위해 AI 평가 시스템을 우회하거나 조작하려는 것
(h) 대상 수업이 아닌 수업(6~8학년 수업은 해당하지 않음)에서 음성 ID를 켜거나, 학생의 나이에 현지 법이 요구하는 보호자 동의를 받기 전에 음성 ID나 카메라 확인을 사용하는 것. 음성 ID는 플랫폼의 독립된 화면에서 받은 학생 본인의 동의가 있을 때만 사용되며, 미국에서는 카메라 확인도 마찬가지입니다. 미국 밖에서 카메라 확인을 사용하는 경우, 카메라가 켜지기 전에 Viva의 카메라 확인 화면에서 학생에게 이를 알립니다. 일리노이주에서는 성인 학생이 음성 ID나 카메라 확인을 쓰기 전에 Viva에 직접 서면 동의를 하며, 18세 미만 학생에게는 기관이 BIPA 부속 계약에 서명한 뒤에만 음성 ID를 제공할 수 있습니다.
(i) 음성 ID를 거절하거나 끈 학생, 카메라가 꺼져 있거나 쓸 수 없는 학생, AI 학습을 거부한 학생에게 불이익을 주거나, 불리하게 대우하거나, 평가를 거부하는 것. 이 학생들도 똑같은 인터뷰를 보며, 성적에 영향이 없습니다.
(j) 음성 ID나 카메라 확인의 신호, 정지 이미지, 그로부터 도출된 결과물을 채점, 자동화된 불리한 결정, 얼굴로 학생을 식별하는 것, 학생의 감정·기분·정서 상태 추론에 사용하는 것
(k) 기관 자체 정책, 관련 법, 본 AUP에 위배되는 방식으로 플랫폼을 사용하는 것

4. 학생의 규칙

학생은 다음 행위를 해서는 안 됩니다: 다른 사람에게 본인의 구술 인터뷰를 대신 보게 하는 것, 기관이 명시적으로 허용하지 않는 한 실시간 인터뷰 중 다른 사람, AI 도구, 메모의 도움을 받는 것, AI 인터뷰 시스템을 조작하거나 기만하거나 "꼼수"를 쓰려는 것, 로그인 정보를 다른 사람과 공유하는 것, 기관과 Viva의 사전 서면 허가 없이 인터뷰 질문, 루브릭, 평가 결과물을 녹화·화면 캡처·복제하는 것, 자동화 도구, 봇, AI 시스템으로 본인 대신 플랫폼과 상호작용하게 하는 것, 카메라 확인이 켜진 경우 확인을 무력화하거나 오도하기 위해 카메라에 사진, 녹화 영상, 가상 카메라 스트림, 그 밖의 인공 영상을 입력하거나 다른 사람이 화면 밖에서 도움을 주도록 하는 것, 유해하거나 모욕적이거나 불쾌한 콘텐츠 또는 관련 법에 위배되는 콘텐츠를 업로드하는 것, 다른 학생의 계정, 데이터, 결과에 접근하려는 것.

5. 모든 이용자의 규칙

모든 이용자에게 다음 행위가 금지됩니다: 소스 코드나 AI 모델 파라미터의 역설계, 디컴파일, 추출. 자동화 도구로 데이터를 스크래핑, 크롤링, 대량 추출하는 것. 악성코드나 그 밖의 유해한 코드를 유입시키는 것. 플랫폼의 어떤 부분, 그 인프라, 다른 이용자의 데이터에 무단 접근을 시도하는 것. 다른 이용자를 괴롭히거나 위협하거나 학대하는 것. 경쟁 AI 제품의 개발, 학습, 벤치마크에 플랫폼을 사용하는 것. 플랫폼 이용과 관련해 관련 법령을 위반하는 것.

6. 기관의 책임

기관은 다음에 책임이 있습니다: 이용자가 플랫폼을 사용하기 전에 모든 이용자에게 본 AUP를 알리는 것. 소속 이용자의 준수를 관리하는 것. 위반 의심 사례를 조사하고 적절한 조치를 취하는 것. 음성 ID와 카메라 확인을 쓸지, 어느 수업에 쓸지 정하는 것. 수업마다 학년을 바르게 설정하는 것. 9~12학년 수업에 만 14세 미만으로 알고 있는 학생이 있으면 Viva에 알리는 것(예를 들어 그 학생의 음성 ID를 끄는 방법으로). 어느 기능이든 사용하기 전에 현지 법이 요구하는 보호자 동의를 받는 것(Viva는 계정이 만들어지기 전에 연결되는 개인정보처리방침으로 미국 이전과 AI 학습을, 카메라가 켜지기 전 화면으로 카메라 확인을 학생에게 알립니다. 학생 본인의 음성 ID 동의와 미국에서의 카메라 확인 동의는 Viva가 플랫폼의 독립된 화면에서 받습니다. 일리노이주에서 18세 미만 학생이 있는 기관은 그 학생들에게 음성 ID를 제공하기 전에 BIPA 부속 계약에 서명해야 합니다). 플랫폼이나 학생 데이터와 관련된 위반 사실이나 의심 사례를 legal@vivaproof.com 으로 즉시 Viva에 알리는 것.

7. 위반 시 조치

Viva는 다음 권리를 보유합니다: 본 AUP를 위반한 이용자의 계정을 정지하거나 종료하는 것(즉각적인 조치가 필요한 경우 사전 통지 없이). 위반 콘텐츠를 삭제하거나 접근을 제한하는 것. 위반 사실을 기관에 알리는 것. 본 AUP가 요구하는 안내나 동의 없이 카메라 확인이 사용되고 있다고 볼 이유가 있는 경우 통지 없이 즉시 해당 기관의 카메라 확인을 끄는 것, 또는 필요한 동의(일리노이주의 경우 필요한 BIPA 부속 계약)가 갖춰지지 않았다고 볼 이유가 있는 경우 해당 기관 학생의 음성 ID 이용을 중단하는 것. 필요한 경우 법 집행 기관에 협조하는 것. 학생의 위반은 기관의 학업 진실성 절차에 회부될 수도 있습니다.

8. 위반 신고

AUP 위반이나 플랫폼 보안 문제 신고: legal@vivaproof.com

9. 변경

중대한 변경 사항은 발효 최소 30일 전에 기관에 통지합니다.